Tribudi S Widodo: Dibutuhkan Komitmen dan Konsistensi

Implementasi standar sistem manajemen mutu (Quality Management System) ISO 9001 merupakan solusi yang tidak bisa ditawar lagi bagi suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta untuk bisa berdaya saing di era global. Standar ini merupakan sarana atau sebagai alat untuk dapat mencapai tujuan mutu dalam menerapkan Total Quality Control. Sehingga efektifitas dan efisiensi pekerjaan dapat tercapai.

Sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001 –dalam hal ini 9001:2008— bukanlah suatu yang didapat dalam sekejap, namun hasil usaha perbaikan oleh semua pihak yang ada dalam suatu organisasi. Pasalnya sertifikasi itu merupakan bentuk pengakuan dari pihak independen terhadap suatu organisasi yang sudah menerapkan sistem manajemen mutu yang menjadi acuannya. Setidaknya, di Indonesia ini sudah lebih dari 5000 perusahaan yang telah meraih dan mempertahankan ISO 9001 sebagai best practice sistem manajemen mutu.

Menurut Ir Tribudi S Widodo, Business Center Manager Llyod’s Register Indonesia, adanya sertifikasi ini memberikan bukti bahwa standar tersebut benar-benar sudah diterapkan. Tapi satu hal yang harus diperhatikan bahwa sertifikasi bukan menjadi tujuan akhir, sebab banyak organisasi yang mengejar sertifikasi karena diminta oleh mitra kerjanya tanpa disertai upaya untuk melakukan peningkatan atas kinerja sistemnya. “Dibutuhkan komitmen dan konsistensi dalam menerapkan sistem manajemen mutu,” tegasnya.

Nah, menurut Budi, di era globalisasi ini tantangan terbesar bagi suatu negara yang tidak concern terhadap standar mutu, akan dilihat sebelah mata oleh pihak lain. Pasalnya, hampir organisasi baik itu pemerintah atau swasta di negara-negara maju juga di negara-negara berkembang sudah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001.

Setidaknya, dengan menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 –yang menjadi frame work bagi ISO lainnya— organisasi akan memperoleh beberapa manfaat. Diantaranya, mampu membuat sistem kerja dalam organisasi menjadi standar kerja yang terdokumentasi. Kemudian bisa meningkatkan semangat kerja personel karena adanya kejelasan kerja sehingga tercapai efisiensi. Disamping itu dipahaminya berbagai kebijakan dan prosedur operasi yang berlaku di seluruh organisasi serta meningkatnya pengawasan terhadap pengelolaan pekerjaan. Dan yang terpenting yakni termonitornya kualitas pelayanan organisasi terhadap mitra kerja maupun konsumen.

Menurut Budi, dalam upaya penerapan sistem manajemen mutu secara efektif, maka dituntut adanya suatu kemampuan untuk mengidentifikasi dan mengelola seluruh proses kerja yang saling berhubungan dan berinteraksi baik secara intern maupun ekstern. Selain itu, perlunya kemampuan dalam meningkatkan secara terus menerus efektifitas dari proses sistem manajemen mutu, sehingga dapat memberikan hasil yang maksimal sesuai dengan tujuan dan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Perlu adanya suatu program berkesinambungan yang perlu didukung oleh semua personel yang terlibat dalam penerapan sistem ini. “Harus ada continue improvement,” tandas assessor senior ini.

Namun masalahnya, hingga detik ini masih saja ada organisasi baik itu pemerintah maupun swasta yang menerapkan sistem manajemen mutu hanya sebatas usaha untuk memuaskan badan sertifikasi serta meraih dan mempertahankan ‘citra’ ISO 9001. Tak heran bila, sebagian besar penerapan quality management system di beberapa perusahaan tampak ‘berjalan ditempat’ dan tidak ada upaya guna mencapai sasaran lanjutan dalam meningkatkan daya saing serta daya jual perusahaan.

Buktinya, dalam pengamatan Budi, dari ribuan sertifikasi ISO 9001 yang diterbitkan oleh lembaga yang berwenang hanya 30 persen saja yang benar-benar menerapkan. Sisanya yang 70 persen hanya karena tuntutan pelanggan, sekedar untuk keperluan marketing tools, atau jaga gengsi karena pesaing bisnisnya telah bersertifikat.

Padahal, dengan diraihnya pengakuan ISO 9001 diharapkan menjadi suatu sasaran awal perusahaan dalam penerapan sistem manajemen mutu. Sedangkan sasaran pokok perusahaan adalah continual business improvement  (peningkatan bisnis berkelanjutan) guna memenuhi target bisnis di masa datang. Sehingga penting tidaknya, pengakuan ISO 9001 dapat dilihat niat awal dari perusahaan dalam meraihnya. Di samping itu konsistensi dari perusahaan tersebut terhadap sertifikat yang diperolehnya. “Terlepas dari apakah, sertifikasi ISO 9001 itu hanya digunakan sebagai marketing tools misalnya, harus tetap konsisten untuk diterapkan,” imbuhnya.

Karena ISO 9001 yang berorientasi pada proses, maka setiap masalah akan bisa terdeteksi di awal dan tidak hanya tindakan perbaikan yang akan dilakukan, namun standar ISO 9001 juga mengatur mengenai tindakan pencegahannya. Dengan demikian, kata Budi, implementasi standar ISO 9001 akan memberikan manfaat yang besar dalam meningkatkan kinerja suatu organisasi dalam upaya mewujudkan pelayanan prima kepada mitra kerjanya. “ISO 9001 sarana untuk mengembangkan fondasi yang kuat bagi suatu organisasi,” terangnya.

Intergritas Badan Sertifikasi

Sebenarnya, menurut lulusan Mapua Institute of Technology ini, lembaga standarisasi di Indonesia itu banyak, baik yang lokal maupun asing. Dalam hal ini, secara pribadi sebagai assessor, ia tidak melihat apakah badan standarisasi itu lokal atau asing. Tapi yang terpenting adalah lembaga itu jangan hanya Cuma melihat sisi bisnisnya, melainkan harus dapat mempertanggungjawabkan sertifikat yang sudah diberikan kepada perusahaan. “Banyak badan sertifikasi yang cuma ngejar setoran saja,” ujarnya.

Disamping itu, ada juga badan sertifikasi yang ‘nakal’ dalam memberikan dan menerapkan sertifikasi pada perusahaan-perusahaan yang membutuhkan pengakuan ISO 9001. Diantaranya yang sering dilakukan adalah price war (perang harga). Tentu saja ini sesuatu yang tidak sehat, tidak pula menguntungkan baik untuk klien maupun bagi lembaga itu sendiri. “Tidaklah mungkin ada auditor yang mau dibayar di bawah satu juta dengan kerjaan yang nilainya sepuluh juta,” tandasnya.

Menurutnya, ada pula badan sertifikasi yang memiliki auditor banyak, lalu bisa mengeluarkan sertifikasi banyak, tapi tarifnya berubah-ubah, customize sesuai keinginan klien. Tidak heran bila auditornya asal-asalan dalam mengaudit. Bahkan ada juga yang hanya copy and paste. Tentu saja ini tidak baik dan yang dirugikan tetap klien. “Saya sebagai assessor yang cukup lama melihat hal ini, hanya bisa geleng kepala,” ujar anggota Masyarakat Standarisasi (Mastan) ini.

Kondisi ini pun diperparah dengan masih adanya anggapan banyak pihak bahwa implementasi standar manajemen mutu hanya menghabiskan dana. Begitu juga dengan sikap badan sertifikasi yang kerap melakukan kesalahan-kesalahan bahan sering ngeles dalam penerapan sertifikasi pada perusahaan. Padahal salah satu klausul yang ada di ISO 9001 misalnya itu adalah adanya continue improvement.  “Jadi percuma saja, kalau sudah mendapatkan ISO tapi tidak ada upanya continue improvement,” tegasnya.

Yang lebih memprihatinkan lagi, untuk kawasan regional saja, pemerintah Negara-negara ASEAN sudah mengharuskan semua produk-produknya distandarisasi, sementara pemerintah Indonesia hanya baru taraf ‘menganjurkan’. Padahal dengan menerapkan sistem manajemen mutu, setidaknya akan meningkatkan mutu hidup yang ujung-ujungnya Indonesia tidak dipandang sebelah mata oleh bangsa lain.

Belum lagi perkembangan dari ISO 9001 –yang menjadi dasar ISO lainnya— yang sudah mengalami beberapa kali perubahan sejak diterapkan tahun 1974. Bahkan sebentar lagi akan diluncurkan ISO 9001 versi terbaru pada 2012 nanti. “Bagaimana Indonesia tidak tertinggal dari negara tetangga yang terus berpacu untuk meningkatkan mutunya,” tandasnya. 

Sejarah Panjang Lloyd’s Register

Kehadiran Lloyd’s Register sebagai lembaga standarisasi di Indonesia tak lepas dari sejarah panjang perjalanan dari Lloyd’s Register sejak didirikan di Inggris 251 tahun lalu hingga kini. Lloyd’s Register sendiri didirikan berdasarkan kebutuhan mendesak para awak kapal, pemilik kapal dan pialang asuransi saat itu.

Nama Lloyd’s sendiri diambil dari nama pemilik warung kopi –tempat para kapten kapal, pialang asuransi, society, dan pemilik kapal— yang bernama Edward Lloyd. Di warung kopi kalangan atas ini terjadi perbincangan serius tentang kebingungan para broker asuransi dalam menentukan premi bagi kapal, karena fluktuasi. Akhirnya karena merasa ada kepentingan bersama antara kapten kapal, pemilik kapal dan pialang asuransi, maka muncullah ship register. Tiga tahun kemudian, terbitlah buku yang memuat aturan main standarisasi hingga kini. Llyod’s Register sendiri terdiri dari divisi marine, transportasi, energi dan sistem manajemen.

Di Indonesia Lloyd’s Register Indonesia (LRI) hadir tiga divisi dari empat divisi yang ada, diantaranya marine, energi dan sistem manajemen. Awal mula di Indonesia itu divisi marine yang beroperasi sejak jaman penjajahan Belanda. Dimana kala itu, Lloyd’s Register belum memiliki perwakilan di Indonesia. Namun kapal-kapal Belanda setelah berlayar ke perairan Indonesia dan tengah melakukan docking, biasanya orang-orang Lloyd’s Register yang datang. Kemudian baru pada tahun 1970 resmi ada entitas sampai dengan sekarang. Tahun 1994 LRI membuka divisi sistem manajemen/LRQA (Lloyd’s Register Quality Assurance). Kemudian di tahun 1999, Lloyd’s pun membuka divisi energi.

Menurut Tribudi S Widodo, Business Center Manager Lloyd’s Register Indonesia, sejak kehadirannya di Indonesia, Lloyd’s mengalami perkembangan yang cukup signifikan. Selain di Jakarta, LRI juga membuka perwakilan di Surabaya dan Batam. Umumnya, klien LRI adalah perusahaan galangan kapal. Dimana perusahaannya untuk sertifikasi ISO 9001/ISO 14000 ditangani oleh divisi LRQA, sementara sertifikasi kapalnya oleh divisi marine.

Hingga saat ini, klien LRI tercatat sebanyak 1000 perusahaan. Sementara market share hanya 5 persen. Meski demikian, bukan berarti tidak menguasai pasar. Menurut Budi, market share LRI bukan nomor satu atau nomor dua, karena LRI adalah perusahaan badan sertifikasi yang menganut cut and clean. “Di luar itu kita tolak, bukannya tidak butuh bisnis, tapi kalau banyak permintaan yang melenceng dari aturan, kita tidak mau,” tegas orang yang diamanahi untuk menahkodai Lloyd’s Register Indonesia sejak 2010 lalu.

Uniknya lagi, Lloyd’s Register tidak dimiliki oleh perseorangan, tapi punya society atau komite. Termasuk LRI itu 100 persen dimiliki Lloyd Register Group. Karena berada di Indonesia, maka harus compliance (kesesuaian) dengan Indonesia. Sehingga semua kelebihan dan keuntungan yang diperoleh Llyod’s akan dikembalikan lagi untuk kepentingan masyarakat umum. Di tahun 2010 saja, Llyod’s memberikan dana 10 juta Poundsterling untuk keperluan pendidikan di seluruh dunia. [QA]

Catatan: Artikel ini ditulis dan dimuat untuk Majalah QUALITY ACTION, Edisi 02/Desember 2011

 

 

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s